Standard for success connecting a supply chain network

Need to Know 2

Standard for success connecting a supply chain network

มาตรฐาน

สุวัฒน์ จรรยาพูน

คณะบริหารธุรกิจ มหาวิทยาลัยศรีปทุม

เมื่อเดือนกรกฎาคมที่ผ่านมา ผมมีโอกาสติดสอยห้อยตามอาจารย์ผมไปประเทศแคนาดา เพื่อศึกษาแนวคิดการใช้ระบบธุรกิจอัจฉริยะที่สนับสนุนการตัดสินใจ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของโซ่อุปทานของโรงพยาบาล เรื่องที่ได้ยินเป็นเรื่องหลักในคราวนี้ก็คือคำว่า “มาตรฐาน” เพราะช่วงตั้งไข่ของการทำข้อมูลเพื่อให้สามารถนำมาใช้ได้ในระบบธุรกิจอัจฉริยะ ก็หนีไม่พ้นเรื่องของการบันทึกข้อมูลที่สามารถนำไปใช้ต่อได้ ซึ่งธุรกิจก็มีการบันทึกข้อมูล และใช้ประโยชน์จากข้อมูลมานานแสนนาน หลายองค์กรก็สามารถนำเทคโนโลยีมาแจ้งเตือน หรือช่วยผู้บริหารคิดเป็นรูปแบบธุรกิจอัจฉริยะมามากมาย แต่…ปัญหาอยู่ตรงที่เราไม่ได้ใช้ข้อมูลแต่เพียงผู้เดียว ความหมายความเข้าใจของข้อมูลก็ไม่ใช่มาจากเราคนเดียว จำเป็นต้องให้ผู้อื่นเข้าใจ หรือสามารถเข้ากับข้อมูลของคนอื่นได้ด้วย จึงจะทำให้ข้อมูลมีพลังมากขึ้นอีกหลายเท่าตัว

จำได้ว่าสมัยเรียนปริญญาตรี ผมแทบไม่เคยจดเลคเชอร์ (จดบันทึกคำสอนของอาจารย์ลงในสมุด) ด้วยตัวเองเลย อาศัยสมุดจดของเพื่อน และทำการคัดลอกสำเนาด้วยเครื่องถ่ายเอกสารเท่านั้น สมุดของเพื่อนที่นิยมก็คือ สมุดที่มีลายมือสวย อ่านง่าย เนื้อหาครบ และที่สำคัญหากจะมีคำย่อก็ใช้เป็นสากล หรือคำย่อที่เพื่อน ๆ เข้าใจ เดาความหมายได้ง่าย แต่เพื่อนผมก็มักจะบ่นเสมอว่าจดบันทึกไม่ค่อยทันจำเป็นต้องใช้คำย่อเยอะๆ กลุ่มเพื่อนของผมก็เลยช่วยกันสร้างคำย่อ และทำบันทึกความหมายของ คำย่อ ให้เป็นที่เข้าใจตรงกัน เช่น “ศ.” จะหมายถึง “เศรษฐศาสตร์” คำว่า “ศา.” จะย่อมาจาก “ศาสนา” ส่วน “ค.” ก็มาจากคำว่า “ความ” “ก.” มาจากคำว่า “การ” หรือ ทฤ. ย่อจากคำว่า “ทฤษฎี” ซึ่งเพื่อนผมอีกคนได้ปรับปรุงเป็น “η” ที่ใช้ ท. รวมกับ ฤ. แล้วเรียกกันเล่นๆ ว่าตัว ท. ลากข้าง

เรียกได้ว่าเป็นการทำข้อตกลงร่วมกันเพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าใจถึงคำย่อในสมุดจด แต่ก็เป็นข้อตกลงที่ใช้ได้เพียงกลุ่มเล็กๆ กลุ่มเดียว เพราะแค่ให้รุ่นพี่หรือรุ่นน้องอ่านสมุดจดก็จะเกิดความเข้าใจคลาดเคลื่อน ยิ่งไปกว่านั้นถ้าให้เพื่อนต่างคณะไปอ่านก็จะเกิเความเข้าใจไม่ตรงกัน เพราะเพื่อนผมที่คณะศิลปศาสตร์ ใช้ “ศ.” แทนคำว่า “ศาสนา” สอบถามดูก็พบว่าในวิชาเรียนของเพื่อนจะพบคำว่า “ศาสนา” บ่อยกว่าผมที่เรียนวิชาบริหาร การย่อโดยใช้อักษรตัวเดียวจึงเร็วกว่า 2 ตัวอย่างที่ผมกลุ่มผมทำ ดังนั้นเมื่อเรียนวิชาเดียวกันจึงทำให้ (ผม) เกิดความสับสนในการแปลข้อมูลได้ จึงเป็นเรื่องปกติที่แต่ละองค์กรจะกำหนดมาตรฐานของข้อมูลแตกต่างกันไป เพื่อให้ตนเกิดประโยชน์และสะดวกสบายมากที่สุด

เมื่อชีวิตดำเนินไปสักระยะ เทคโนโลยีได้พัฒนาไปอีกหลายชั้น ข้อมูลที่เคยบันทึกไว้น้อยๆ ก็เริ่มต้องการมากขึ้น รายงานต่างๆ ก็ต้องการให้เร็วขึ้น และละเอียดมากขึ้น จนทำให้เกิดการบันทึกข้อมูลซ้ำๆ ต่อกันมาเรื่อยๆ อยู่เป็นประจำ ข้อมูลแผนกผลิต และข้อมูลฝ่ายบัญชี มีมุมมองที่แตกต่างกัน การบันทึกข้อมูลก็จะลงรายละเอียดที่แตกต่างจากเอกสารข้อมูลชุดเดียวกัน เช่น แผนกผลิตไม่เคยสนใจว่าวัตถุดิบนี้จะซื้อเชื่อหรือซื้อสด ในขณะที่ฝ่ายบัญชีถือว่าเป็นสาระสำคัญอย่างมาก หลายแผนกจึงเลือกที่จะบันทึกข้อมูลเพื่อใช้เอง เมื่อประกอบกับความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากมนุษย์ (Human Error) จะพบว่าข้อมูลทั้งสองชุดไม่มีทางที่จะตรงกันได้

การบันทึกข้อมูลครั้งเดียวเพื่อให้ทุกแผนกใช้ประโยชน์ร่วมกันจึงเป็นวาระสำคัญขององค์กร เพื่อลดความซ้ำซ้อนในการบันทึกข้อมูล และลดข้อผิดพลาดต่างๆ จำได้ว่าที่แคนาดาก็บอกว่าปัญหาสำคัญอย่างหนึ่งก็คือ การเรียกชื่อวัตถุดิบ แต่ละแผนกก็เรียกไม่เหมือนกัน จัดหมวดหมู่แตกต่างกัน จึงต้องมีการสร้างความเข้าใจร่วมกัน

ความยากลำบากได้เกิดขึ้นตามมาเป็นทวีคูณ เมื่อเกิดความต้องการเชื่อมโยงข้อมูลข้ามองค์กร โดยเฉพาะการใช้ข้อมูลในโซ่อุปทาน เพราะย่อมมีความแตกต่างกันเป็นทวีคูณ หน่วยงาน GS1 แคนาดาเล่าว่า ในช่วงแรกแม้ว่าจะมีการใช้รหัสแท่ง (Barcode) เพื่อลดข้อผิดพลาดในการบันทึกข้อมูล แต่ก็พบว่าข้อมูลที่ใช้ในรหัสแท่งมีรูปแบบแตกต่างกันในแต่ละองค์กร ดังนั้นทุกบริษัทจึงกำหนดรหัสขึ้นมาใหม่ เช่น น้ำดื่มบรรจุขวดขนาด 500 ซีซี เมื่อออกจากโรงงานผลิตก็จะกำหนดรหัสแท่งไว้อย่างหนึ่ง เมื่อส่งเข้าบริษัทกระจายสินค้าก็จะกำหนดรหัสใหม่ขึ้นอีก และเมื่อถูกวางไว้ที่ร้านค้าปลีกก็จะมีอีกรหัสหนึ่ง ส่งผลให้สินค้าชนิดเดียวกัน มีรหัสแท่งมากกว่า 3 ชุด และเมื่อคิดจะรวมให้เหลือชุดของรหัสแท่งเพียงชุดเดียวก็พบว่า ข้อมูลที่บรรจุในรหัสนั้นก็แตกต่างกันไป เช่น ใช้ตราสินค้านำหน้า โรงงานผลิตตามหลัง บางแห่งก็ใช้โรงงานผลิตขึ้นก่อน บางแห่งมีข้อมูลเพิ่มขึ้น เช่น มีขนาดบรรจุ มีวันเดือนปีที่ผลิต เป็นต้น การกำหนดรหัสที่ใช้เป็นสากลจึงเข้ามาแก้ปัญหานี้

แต่เมื่อเข้าไปเยี่ยมชมกิจการเกี่ยวกับคลังสินค้า ก็พบว่าสินค้าทุกอย่างมีรหัสสากลที่มีมาตรฐานตาม GS1 แล้ว แต่หน่วยงานยังคงรับสินค้าเข้าแล้วก็กำหนดรหัสของตนเองใหม่พิมพ์ใส่สติกเกอร์แล้วนำไปปิดที่ตัวสินค้าอยู่ เหมือนกับบ้านเราทุกประการ แต่แตกต่างตรงที่ของเขาอยู่ในช่วงเปลี่ยนผ่านเพื่อให้มีการใช้มาตรฐานเดียวในส่วนของสินค้ากลุ่มสุขภาพที่ผมได้เข้าไปเยี่ยมชม (กลุ่มอื่นเขาว่าดำเนินการเรียบร้อยแต่ผมไม่ได้เข้าชม) เพราะทางแคนาดามีการทำฐานข้อมูลผลิตภัณฑ์แห่งชาติ มีการรับลงทะเบียน พิสูจน์อัตลักษณ์ และตรวจสอบความถูกต้องของผลิตภัณฑ์ โดยมีหน่วยงานรับผิดชอบและมีแนวทางการบำรุงรักษาให้ยั่งยืนอย่างชัดเจน

ซึ่งจุดนี้มักจะแตกต่างกับการดำเนินโครงการของบ้านเราที่รวมคนเก่งเข้ามาดำเนินโครงการจนแล้วเสร็จ ก็แยกย้ายกันกลับกรมกองเดิม กระบวนการบำรุงรักษาให้คงอยู่อย่างต่อเนื่องก็เป็นภาระของงบประมาณปีถัดไป หากไม่ได้งบประมาณโครงการก็จะหยุดนิ่ง หรือไม่ก็ต้องยกเลิกไป แนวทางแบบนี้พบได้ในทุกหน่วยงาน เช่น หัวรถจักรไม่มีงบซ่อมบำรุง หรืออีกตัวอย่างที่เพื่อนของผมเคยเล่าให้ฟังว่าหน่วยงานหนึ่งเปลี่ยนวิธีการเข้างานจากลงชื่อในสมุดเป็นแสกนลายนิ้วมือ เมื่อเวลาผ่านไปราว 2 เดือน เครื่องแสกนลายนิ้วมือก็มีปัญหาอ่านลายนิ้วมือไม่ได้ ซึ่งเป็นการเสียหายแบบไม่มีประกัน คาดว่าจะถูกกระดาษทรายลูบที่เครื่องอ่าน งบประมาณซ่อมบำรุงก็ไม่มี ผลก็คือต้องใช้สมุดมาลงชื่อตามเดิม

ความยากอีกประการที่ทางแคนาดาชี้ประเด็นก็คือ “เรื่องของผลประโยชน์” เพราะทุกหน่วยงานที่เข้ามามีส่วนร่วมดำเนินการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงต่างก็มีผลประโยชน์แอบแฝงว่าธุรกิจของตนจะได้อะไรจากการปรับเปลี่ยน ที่สำคัญเมื่อชี้ให้เห็นประโยชน์ร่วมกันแล้ว ก็ยากที่จะอธิบายว่าจะได้ผลลัพธ์ตามนั้นจริง แต่สิ่งที่เห็นได้ชัดก็คือ หน่วยงานของเขาจะวุ่นวาย และรวนเรอยู่พักใหญ่ อาจกินเวลาเป็นเดือนๆ หรือไม่ก็เป็นปีๆ การยกความคิดถึงตนเองและพวกพ้องออก แล้วนำความคิดเพื่อส่วนรวมสวมเข้าแทนเป็นสิ่งจำเป็นต้องทำ และต้องดำเนินการอย่างโปร่งใสด้วย เพราะหากทำให้ทีมงานเกิดข้อสงสัยย่อมก่อให้เกิดความล้มเหลวอย่างแน่นอน เรียกได้ว่าเป็นปัญหาพื้นฐานของโซ่อุปทานเลยทีเดียว

มาตรฐานที่จะส่งผลให้เกิดความสำเร็จในการเชื่อมโยงข้อมูลเพื่อประโยชน์ของโซ่อุปทาน จะประกอบด้วยมาตรฐานที่เป็นสากลที่เข้าใจตรงกันทุกฝ่าย เรียกได้ว่าทำให้ทุกคนที่มีส่วนเกี่ยวข้องสามารถอ่านออกเขียนได้ แปลความหมายได้ตรงกัน ส่วนมาตรฐานอีกประการหนึ่งก็คือ “มาตรฐานทางความคิด” ที่ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกคนต้องยกเลิกวิธีคิดแบบเดิมๆ ที่เน้นตนเองและพวกพ้อง ต้องเป็นแนวคิดเพื่อส่วนรวมที่โปร่งใสอย่างแท้จริง ไม่มีทางที่จะสร้างมาตรฐานแบบไทยๆ ที่ยอมรับเป็นสากลได้ เพราะหากยังมีแนวคิดสร้างมาตรฐานแบบไทยๆ ให้เป็นสากล นั่นหมายถึงเราก็ยังคงไว้ซึ่งแนวคิดเลือกข้าง เลือกพวกพ้อง ผลก็คือ เราก็จะคุยกับเขาไม่รู้เรื่อง และไม่มีใครอยากจะเสวนาด้วยครับ

สุวัฒน์ จรรยาพูน

อาจารย์สาขาวิชาการจัดการลอจิสติกส์และโซ่อุปทาน คณะบริหารธุรกิจ มหาวิทยาลัยศรีปทุม

นักศึกษาปริญญาเอก สาขาการจัดการโลจิสติกส์และวิศวกรรม มหาวิทยาลัยมหิดล

suwat.ja@spu.ac.th

You can leave a response, or trackback from your own site.

One Response to “Standard for success connecting a supply chain network”

  1. Standard for success connecting a supply chain network | Especially of Logistics Supply Chains and Trading Magazine Freight Max says:

    Your Private Proxy…

    I found a great……

Leave a Reply