ปรับปรุงระบบ Logistics ขององค์กรด้วยตนเอง

TLAP’s Talk

Act as a Logistics Consultant…

ปรับปรุงระบบ Logistics ขององค์กรด้วยตนเอง

กันติชา บุญพิไล

ได้มีโอกาสอ่านหนังสือเรื่อง “How to be your own Management Consultant” แต่งโดย Calvert Markham ผู้มีประสบการณ์ด้านที่ปรึกษามายาวนาน ได้ให้แนวทางในการค้นหาปัญหา การออกแบบวางแนวทางแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิผล โดยผ่านการมอง (ศึกษาและวิเคราะห์) ธุรกิจของตนด้วยสายตาของที่ปรึกษา (Management Consultant) ที่จะต้องมองและพัฒนาไปข้างหน้าแทนที่จะเป็นมุมมองโดยทั่วๆ ไปของหัวหน้าหรือผู้บริหารงานที่ต้องดูแลกำกับการปฏิบัติงานให้เสร็จสิ้นไปแบบวันต่อวัน ผู้เขียนจึงนำเอาแนวคิดดังกล่าวกอปรกับประสบการณ์ด้านการบริหารจัดการและด้านการเป็นที่ปรึกษาโครงการโลจิสติกส์ซัพพลายเชนต่างๆ มาประยุกต์รวมเข้าด้วยกันและเรียบเรียงเป็นแนวทางในการริเริ่มการปรับปรุงกระบวนการจัดการ Logistics ขององค์กรด้วยตนเอง ดังต่อไปนี้

การเดินสำรวจการปฏิบัติงานจริง (Walk Through)

เป็นจุดเริ่มต้นของการปรับปรุง โดยก่อนอื่นจะต้องทำความเข้าใจต่อวิสัยทัศน์ พันธะกิจ วัตถุประสงค์ และนโยบายที่ใช้เป็นเครื่องชี้ทิศทางในการขับเคลื่อนองค์กรที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานที่รับผิดชอบ เช่น องค์กรมีนโยบายด้านการให้บริการลูกค้าที่ดีเทียบเท่าหรือดีกว่าองค์กรอื่นๆ ในธุรกิจหรืออุตสากรรมเดียวกัน ในขณะที่มีนโยบายลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นหรือลดกิจกรรมต่างๆ ในการปฏิบัติงานที่ไม่เกิดคุณค่า (Non Value Activities) เมื่อมีวัตถุประสงค์และตั้งเป้าหมายในการปรับปรุงแล้ว ให้เริ่มโดยเลือกกระบวนการ (Business Process) ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมโลจิสติกส์ (Logistics Activities) และทำการเดินเยี่ยมชมการปฏิบัติงานในสถานที่จริง (ซึ่งผู้บริหารหลายท่านไม่ค่อยได้มีโอกาสทำ)

ตัวอย่างเช่น กระบวนการรับคำสั่งซื้อจนถึงการส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้า (Order to Delivery Process) ซึ่งมีผลต่อการให้บริการลูกค้า และมีขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานหลายหน่วยงานจนกว่าจะสามารถส่งมอบสินค้าและบริการให้กับลูกค้า ในขณะเดียวกันก็มีผลต่อต้นทุนขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับการจัดการทรัพยากรและทรัพย์สินขององค์กร อาทิ คน (การวางแผนกำลังคน) เครื่องจักรและอุปกรณ์ (Folk Lift/ชั้นวางสินค้า/Computer) อาคารสถานที่ (หน้าท่ารับจ่าย/พื้นที่ในการปฏิบัติงาน) สต๊อกสินค้า (ความแม่นยำ/สินค้าขาดเกิน) เป็นต้น

ตัวอย่าง การตั้งวัตถุประสงค์ในการปรับปรุงกระบวนการ Logistics Operation

  • การลดระยะเวลาการส่งมอบสินค้า (Reduce Order Cycle Time)
  • การลดเวลาในแต่ละขั้นตอนการทำงาน (Improve time in transit)
  • การปรับปรุงและการเชื่อมโยงกระบวนการการทำงาน ให้ราบรื่นไม่ให้เกิดคอขวด (Improve & synchronize process flow)
  • การเพิ่มคุณภาพและความแม่นยำในการปฏิบัติงาน (Improve quality & accuracy)
  • การใช้ทรัพยากรให้มีประสิทธิภาพ (Improve resource utilization) ได้แก่

- การทำงานแบบรวมศูนย์ (Work as “Center”)

- การทำงานได้หลากหลาย (Multi task)

- การรวบรวมงาน โดยใช้ทรัพยากรร่วมกัน (Consolidation)

โดยการเดินเยี่ยมชมตามกระบวนการทำงาน (Walk Through) ดังกล่าว ให้ทำการสังเกต สัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการทำงานนั้นๆ ในกรณีนี้จะเริ่มเดินจากฝ่ายรับคำสั่งซื้อในกระบวนการรับคำสั่งซื้อ ได้แก่ วิธีการรับ Order การจอง Stock การสื่อสารกับลูกค้าและฝ่ายอื่นๆ ลำดับต่อไปเดินไปที่ฝ่ายคลังสินค้า ในกระบวนการจัดการคลังสินค้าเนื่องจากเป็นฝ่ายที่ต้องนำเอาใบสั่งซื้อ ทำการหยิบและจ่ายสินค้าให้กับฝ่ายขนส่ง การสังเกตการควบคุม Stock ตารางเวลาจำนวนคนและอุปกรณ์ที่ใช้ในการทำงาน การออกเอกสารต่างๆ เป็นต้น เพื่อให้เห็นภาพกระบวนการและวิธีการทำงานจริง ว่าใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ และอย่างไร โดยให้พิจารณาถึงกระบวนการทำงาน (Work Flow)  เคลื่อนย้ายสินค้า (Product Flow) เมื่อไหรที่สินค้าที่จะถูกหยิบ จับ หรือเคลื่อนย้าย การลื่นไหลของข้อมูลข่าวสาร (Information Flow) เมื่อไหรที่ข้อมูลจะถูกส่งผ่านและทำการ Update ข้อมูลโดยเฉพาะ Stock สินค้าให้เป็นปัจจุบัน รวมถึงเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ

ตัวอย่าง กระบวนการปฏิบัติงานในคลังสินค้า

เป็นแนวทางการบริหารจัดการโดยที่กระบวนการ Product Flow ได้เคลื่อนย้ายไปพร้อมๆ กับการไหลของข้อมูล (Information Flow) ทำให้มีการ Update ข้อมูลและสถานะของ Product หรือ Stock ตามแต่ละกิจกรรมแบบ Real Time

ในมุมมองของปรึกษาและเป้าหมายในการปรับปรุงทำให้เห็นประเด็นปัญหาและสาเหตุหลักๆ ซึ่งเป็นที่มาของปัญหาและอุปสรรคต่างๆ ของการทำงานในแต่ละวัน ซึ่งส่งผลให้องค์กรไม่สามารถบรรลุผลตามเป้าหมายได้ ทั้งนี้หลังจากจบขั้นตอนการ Walk Through เราสามารถที่จะเสนอวิธีแก้ปัญหาหรือทำการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็วซึ่งเรียกว่า Quick Fix หรือ Quick Win นั่นเอง โดยการแก้ไขปรับปรุงดังกล่าวต้องมั่นใจว่าไม่มีผลกระทบเกี่ยวเนื่องกับกระบวนการอื่นๆ หรือผลต่อนโยบายให้บริการแก่ลูกค้า พร้อมทั้งยังใช้เป็นแนวทางในการปรับปรุงในระยะยาวต่อไป

การวางแผนปรับปรุงในระยะยาว

เป็นการวางแผนการปรับปรุงการกระบวนการทำงานซึ่งกำหนดแผนการเป็นระยะ (Phase) ได้แก่ ระยะสั้น ระยะกลางและระยะยาว หลังจากได้มีการปรับปรุงในเบื้องต้น Quick Fix หรือ Quick Win ไปแล้ว เพื่อให้ผลในการปรับปรุงเป็นการยกระดับศักยภาพในการแข่งขันทางธุรกิจของบริษัทได้ในอนาคต

เมื่อได้ข้อมูลและทราบถึงรายละเอียดของ Work Flow, Product Flow, และ Information Flow ที่เป็นอยู่ในปัจจุบันอย่างถ่องแท้แล้ว งานในขั้นต่อไปจะเป็นการวิเคราะห์ถึงลักษณะ ตำแหน่ง และสาเหตุของปัญหา ที่จะส่งผลต่อขีดความสามารถขอบริษัทในการส่งมอบสินค้าและบริการซึ่งการวิเคราะห์ควรจะต้องมุ่งเน้นการระบุถึงสาเหตุที่แท้จริง (Root Causes) ของปัญหาที่เกิดขึ้น โดยสามารถนำใช้เครื่องมือ (Tools) ของการปรับปรุงกระบวนการทำงานมาใช้

ตัวอย่าง เครื่องมือที่นำมาใช้ในการศึกษาและวิเคราะห์

  • กรอบความคิด (Framework) ในการศึกษาระบบโลจิสติกส์ซัพพลายเชน: SCOR Model, Lean Tools
  • การประเมินประสิทธิภาพของกระบวนงาน (Process Analysis) เพื่อตรวจสอบอาการปัญหาและสาเหตุของปัญหา: SCM Logistics Scorecard Diagnosis, Order Tracking, Why-Why, 7 Wastes เป็นต้น

กรอบในการปรับปรุงพัฒนากระบวนการทำงาน

โดยทั่วไปแผนปฏิบัติการจะประกอบด้วย รายละเอียดในการปรับเปลี่ยนให้เกิดความเชื่อมโยงใน 3 ด้านพร้อมกัน ดังแสดงในรูปด้านล่าง

กระบวนการ (Process)

การปรับปรุงกระบวนงานเป็นการสร้างกลไกที่มีประสิทธิภาพที่จะเกื้อหนุนให้เกิดการไหลลื่นของงานและสินค้าตลอดระบบโลจิสติกส์ซัพพลายเชน โดยกลไกที่สำคัญประกอบด้วย

  • การปรับเปลี่ยนกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) โดยจะต้องออกแบบรายละเอียดขั้นตอนการทำงานใหม่ให้เป็นไปตามที่ได้ออกแบบใหม่
  • โครงสร้างองค์กร (Organizational Structure) ซึ่งกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลต่างๆ ที่ทำงานร่วมกันภายในบริษัท และการทำงานร่วมกันระหว่างบริษัทในกลุ่มเดียวกันทั้งนี้การปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์กรจะมุ่งเน้นการปรับเปลี่ยนบทบาทและความรับผิดชอบ (Roles and Responsibilities) และลดการกระจัดกระจายของงานที่เกี่ยวเนื่องกัน เพี่อลดการส่งทอดงานให้เหลือน้อยที่สุด
  • ระบบประเมินผลงาน (Performance Measures) ที่ส่งเสริมและกระตุ้นให้พนักงานร่วมมือกัน โดยตระหนักว่ามนุษย์เราปฏิบัติงานตามที่ถูกประเมิน ดังนั้นหากต้องการให้เกิดการเชื่อมโยงและประสานงานกันอย่างจริงจัง จำเป็นต้องทำการทบทวนปรับเปลี่ยนระบบประเมินผลที่มีอยู่ ซึ่งมักจะสร้างความขัดแย้งกันเองระหว่างแผนก ภายใต้แนวความคิดการบริหารจัดการในลักษณะ “แบ่งแยกแล้วปกครอง” ซึ่งเป็นที่นิยมในอดีต ระบบประเมินผลงานใหม่จะต้องให้ความสำคัญของผลสำเร็จในการส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้า สูงกว่าผลงานของแผนกใดแผนกหนึ่งหรือบริษัทใดบริษัทหนึ่ง และที่สำคัญที่สุด ตัวชี้วัดที่ใช้วัดผลงานในแต่ละแผนจะต้องสะท้นยุทธศาสตร์ ในการแข่งขันของบริษัทหรือซัพพลายเชนและมีความเป็นเอกภาพ (Aligned Performances) ไม่ได้ขัดกันเอง

คน (People)

การปรับเปลี่ยนการดำเนินธุรกิจในระดับโครงสร้างและอาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินชีวิตประจำวันของพนักงานของบริษัท ทั้งนี้พนักงานบางส่วนอาจเห็นด้วยกับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น แต่พนักงานบางส่วนอาจจะไม่เห็นด้วยและถึงกับมีการต่อต้านการเปลี่ยนแปลง ด้วยเหตุนี้ การดำเนินการเปลี่ยนแปลงควรให้ความสำคัญกับ

  • การสื่อสารและประชาสัมพันธ์ให้พนักงานทราบถึงวัตถุประสงค์ของการดำเนินโครงการอย่างถูกต้องและทั่วถึงเพื่อขจัดความเข้าใจผิดที่อาจมีขึ้นในหมู่พนักงานได้ การสื่อสารและประชาสัมพันธ์ควรให้เกิดผลในการปรับทัศนคติของพนักงานให้ตระหนักถึงประโยชน์ที่ได้รับจากการสร้างความเชื่อมโยงและการจัดการโลจิสติกส์ซัพพลายเชนที่มีต่อการเจริญเติบโตของบริษัทอย่างยั่งยืนและแข็งแกร่ง และเพื่อก่อให้เกิดวัฒนธรรมของการทำงานเป็นทีม
  • การพัฒนาความเชี่ยวชาญ (Skills) ของพนักงาน ได้แก่ การจัดฝึกอบรม (Training) การดูงาน (Site Visit) การสอนงาน (Coaching) ให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพภายใต้แผนปรับปรุง

เทคโนโลยี (Technology)

เป็นการนำเทคโนโลยีในด้านต่างๆ เข้ามาใช้เพื่อสนับสนุนให้ความพยายามปรับเปลี่ยนด้านคน และด้านกระบวนการเกิดผลสัมฤทธิ์ โดยเทคโนโลยีจะทำหน้าที่ 2 ประการคือ อำนวยความสะดวกต่อการเชื่อมโยงทั้งภายในบริษัทและระหว่างคู่ค้า และช่วยลดเวลาในการดำเนินงานลงได้ ทั้งนี้เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการนำ ระบบโลจิสติกส์ซัพพลายเชน มาใช้ในบริษัท ประกอบด้วย

  • เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) ซึ่งเป็นเทคโนโลยีที่ที่ถูกนำมาเชื่อมโยงกับการจัดการโลจิสติกส์ซัพพลายเชนมากที่สุด เทคโนโลยีสารสนเทศทำหน้าที่จัดการการส่งผ่านข้อมูลระหว่างกัน และช่วยให้สามารถนำข้อมูลไปใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อการจัดการและการตัดสินใจดำเนินธุรกิจ เทคโนโลยีสารสนเทศมีหลายระดับและหลายประเภท ได้แก่ เทคโนโลยีที่เป็นระบบบริหารจัดการข้อมูลและสารสนเทศภายในองค์กร เช่น ERP – Enterprise Resource Planning เป็นต้น
  • ระบบมาตรฐานต่างๆ เช่นการนำบาร์โค้ด (Barcodes) หรือ Radio Frequency Identification-RFID มาตรฐานสากลมาใช้เพื่อความสะดวกในการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างธุรกิจและภายในองค์กร เป็นต้น
  • เทคโนโลยีด้านการขนถ่าย เคลื่อนย้าย และกองเก็บวัสดุภายในคลังสินค้า เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฎิบัติงานและเคลี่อนย้าย สินค้าผ่านคลังสินค้าหรือศูนย์กระจายสินค้า เช่น ระบบการจัดการคลังสินค้า (WMS – Warehouse Management System) และรวมถึงอุปกรณ์ในการเคลื่อนย้ายที่มีประสิทธิภาพ (MHE – Material Handling Equipment) ได้แก่ รถ Folk Lift, Conveyor, Rack/Shelving System เป็นต้น

ในการจัดทำรายละเอียดแผนการดำเนินการปรับปรุงกระบวนการโลจิสติกส์นั้น ควรจะทำการจัดลำดับความสำคัญของงานที่ต้องดำเนินการ โดยพิจารณาจาก 1) ความยากง่ายในการดำเนินงาน 2) ระดับเงินทุนที่เกี่ยวข้อง และ 3) ผลประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับจากการปรับเปลี่ยน

ทั้งนี้ หากผู้บริหารได้เล็งเห็นแนวทางในการปรับปรุงกระบวนการ Logistics ขององค์กรด้วยต้นเอง ถือว่าเป็นประโยชน์อย่างยิ่งต่อการพัฒนาองค์กรโดยเฉพาะด้านโลจิสติกส์ซัพพลายเชน แต่การวางแผนการปรับปรุงในระยะยาวนั้นนอกเหนือจากต้องอาศัยการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง จากทีมงานที่เกี่ยวข้องรวมถึงการอนุมัติงบประมาณในการลงทุนเพื่อการปรับปรุงแล้ว ยังต้องอาศัยการศึกษาวิเคราะห์กระบวนการต่างๆ อย่างละเอียดรอบคอบ ด้วยวิธีการและเทคนิค รวมถึงการรายงานต่างๆ ซึ่งจำเป็นต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ ทีมงานและเวลาในการดำเนินการศึกษาและการปรับปรุงในแต่ละระยะ (Phasing) การเลือกใช้ทีมงานที่ปรึกษาจากผู้มีประสบการณ์ในธุรกิจหรืออุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้องพร้อมทั้งการแต่งตั้งทีมงานจากองค์กรมาร่วมกันดำเนินโครงการก็น่าจะส่งผลให้โครงการในระยะยาวมีการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลสามารถรองรับการดำเนินธุรกิจในอนาคตตามเป้าหมาย และวิสัยทัศน์ขององค์กรได้เป็นอย่างดี

———————————————————————–

กันติชา บุญพิไล

ผู้ก่อตั้งและที่ปรึกษาสมาคมไทยโลจิสติกส์และการผลิต (TLAPS)

กรรมการผู้จัดการ Asia Corporate Alliance Co., Ltd.

ผู้บริหาร Asia Logistics Network Co., Ltd.

อดีตผู้บริหารโลจิสติกส์ซัพพลายเชน คลังและศูนย์กระจายสินค้าบริษัทชั้นนำ

You can leave a response, or trackback from your own site.

10 Responses to “ปรับปรุงระบบ Logistics ขององค์กรด้วยตนเอง”

  1. gordon says:

    aggregation@sparkles.livelier” rel=”nofollow”>.…

    ñýíêñ çà èíôó!!…

  2. Brandon says:

    knows@idealized.sawallisch” rel=”nofollow”>.…

    ñïàñèáî!…

  3. austin says:

    vic@ear.disgraced” rel=”nofollow”>.…

    ñïàñèáî çà èíôó!…

  4. matt says:

    mindedly@sunning.socially” rel=”nofollow”>.…

    thanks!…

  5. Otis says:

    rallying@remembrance.silvery” rel=”nofollow”>.…

    áëàãîäàðþ!!…

  6. alex says:

    embodies@stoics.knifes” rel=”nofollow”>.…

    ñýíêñ çà èíôó!!…

  7. Everett says:

    alexandria@cranston.follows” rel=”nofollow”>.…

    ñïñ!…

  8. jon says:

    docks@wells.sheraton” rel=”nofollow”>.…

    ñïàñèáî çà èíôó….

  9. kurt says:

    compels@cooped.barns” rel=”nofollow”>.…

    hello!!…

  10. ปรับปรุงระบบ Logistics ขององค์กรด้วยตนเอง | Especially of Logistics Supply Chains and Tradin says:

    Instagram Proxies…

    I found a great……

Leave a Reply