ต้องรู้หน้าที่ โซ่อุปทานจึงราบรื่น

Perfect discipline makes smooth supply chain

ต้องรู้หน้าที่ โซ่อุปทานจึงราบรื่น

สุวัฒน์ จรรยาพูน

มหาวิทยาลัยศรีปทุม

                ผมเคยอ่านหนังสือจากสำนักพิมพ์ a book คอลัมน์อะไรผมไม่แน่ใจ ผู้เขียนชื่อ ภูมิชาย บอกถึงเรื่องเกี่ยวกับละครเวที ที่ตัวประกอบมักจะบ่นว่ามีบทน้อย ไม่มีความสำคัญเลย เขาไม่มีความสามารถใช่ไหม ได้มุมมองของคำตอบที่น่าสนใจก็คือ “สำคัญน้อย ใช่ว่าจะไม่สำคัญเลย” ตัวประกอบช่วยทำให้ตัวเอกเด่น หากไม่มีบทของตัวประกอบ ละครก็จะดูจืดชืด ดังนั้น ความสำคัญของตัวประกอบก็คือต้อง “น้อย” เพื่อให้คนอื่นเด่นอย่างที่ควรจะเป็น

                มองดูความวุ่นวายที่เกิดในสภาฯ ที่เป็นข่าวกันเมื่อช่วงปลายเดือนพฤษภาคม หรือการเมืองบนท้องถนนในบ้านเรา ตั้งแต่เมื่อหลายปีก่อน จนถึงปีนี้ สาเหตุหลักก็มาจาก “การไม่รู้หน้าที่” ของตนเอง หรือ เคยทำหน้าที่หนึ่ง เมื่อเวลาผ่านไปแล้วบทบาทลดลง แต่ยังไม่ยอมรับหน้าที่ใหม่ สวมหัวโขนเดิมจนเพลิน ยอมรับไม่ได้ถึงบทบาทหน้าที่ใหม่ เห็นตัวเอกเด่นกว่าไม่ได้ ตัวประกอบก็ออกมาเต็มโรง เรื่องราวที่ควรจะดำเนินต่อไปได้แบบดูกันยาวๆ ให้ผู้ชมตัดสินใจกันเองว่า ตัวเอกเลวร้าย สมองทึบ ไร้ปัญญา ดีแต่พูด หรือเสียสละ ตั้งใจทำงาน เฉลียวฉลาด พูดจริงทำจริง ผู้ชมเห็นได้และรับทราบ พอละครจบเขาก็เลือกที่จะเลือกดูเรื่องใหม่เองแทน หรือจะดูภาคต่อเพราะรู้สึกชอบใจ ไม่เห็นต้องให้ตัวประกอบมาออกันหน้าเวทีแล้วบังคับให้เลิกเล่น

                ข้ามเรื่องการเมืองดีกว่า ผมว่าในการดำเนินการใดๆ เราจำเป็นต้องรู้ “หน้าที่” ของตนเองอย่างชัดเจน และต้องเข้าใจหน้าที่ของผู้ที่เกี่ยวข้องด้วยเช่นกัน จึงจะทำให้การดำเนินงานลื่นไหลได้อย่างราบรื่น รุ่นพี่ของผมที่เป็นเจ้าของโรงงานก็เคยบ่นให้ฟังถึงความขัดแย้งกันระหว่างแผนก ส่งผลให้เกิดการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ ซึ่งเชื่อได้ว่าเป็นปัญหาคลาสสิกของธุรกิจเลยก็ว่าได้ ผมมองดูแล้วคิดว่าความขัดแย้งระหว่างแผนกน่าจะมาจากความไม่รู้ “หน้าที่” ของตนเอง

จำได้ว่าเมื่อตอนเป็นวิทยากรตามสถานประกอบการต่างๆ โดยเฉพาะการอบรมกิจกรรมการวิเคราะห์ปัญหาโซ่อุปทานในสถานประกอบการ เมื่อให้พนักงานอธิบายวิธีการทำงานของตนเอง และเชื่อมโยงความสัมพันธ์ของงานนั้นกับงานของแผนกอื่น พร้อมทั้งระบุปัญหาในการทำงาน และให้แผนกที่ถูกกล่าวอ้างว่าทำให้เกิดปัญหา คอยแก้ต่าง หรืออธิบายเพิ่มเติม หรือไม่ก็ยอมรับและจะกลับไปหาวิธีปรับปรุงแก้ไขโดยจะมาบอกแนวทางการพัฒนาในการประชุมสัปดาห์หน้า

พบว่าจากการอธิบายวิธีการทำงานนั้น หลายๆ ขั้นตอนก็ยังไม่มีความแน่ชัด ซึ่งการสัมมนานี้ก็ช่วยสร้างความชัดเจนของงานได้ในระดับหนึ่ง อีกประเด็นที่สำคัญก็คือ แผนกข้างๆ ส่วนมากไม่ทราบเลยว่าวิธีการทำงานที่ทำอยู่นั้นไปสร้างปัญหาให้กับแผนกอื่น ซึ่งหากเขาปรับเปลี่ยนวิธีการเพียงเล็กน้อย และไม่ได้สร้างความลำบากยากเข็ญอะไรเลย ก็สามารถช่วยลดปัญหาให้เพื่อนร่วมงานได้แล้ว สถานประกอบการเกือบทุกแห่งมักจะเป็นเช่นนี้ ซึ่งการสะสมความไม่เข้าใจเพื่อนร่วมงานก็จะเป็นชนวนของความขัดแย้งระหว่างแผนกได้ การมีเวทีอบรมและพูดคุยจะช่วยสร้างความเข้าใจระหว่างแผนกได้ดีขึ้น

ปัญหาในการทำงานอีกอย่างที่พบ ก็คือ “การที่คิดไปเองว่าเราเข้าใจ” หรือ “คิดไปเองว่าเขาเข้าใจ” สมัยที่ผมทำในงานโรงงานประกอบรถยนต์ และโรงงานเยื่อกระดาษ ผมแทบจะไม่พบปัญหาแบบนี้ อาจเป็นเพราะว่ามีการกำหนดหน้าที่ชัดเจน เราทราบว่าจะทำอะไร และทำอะไรได้ ประกอบกับทราบว่าเพื่อนร่วมงานทำอะไรอยู่และทำอะไรได้ ซึ่งกระบวนการรู้หน้าที่ของตนเองและเพื่อนร่วมงานนี้ เห็นได้ยากในสถานประกอบการขนาดกลางและย่อม ที่ไม่มีระบบชัดเจน โดยเฉพาะอย่างยิ่งโรงงานที่มีกระบวนการผลิตแบบไม่ต่อเนื่อง (Job Shop) ที่ทีความยืดหยุ่นต่อการเปลี่ยนแปลง และความยากที่เพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าหากคลังสินค้าและคลังวัตถุดิบเป็นระบบเปิด

ความยืดหยุ่นแบบนี้ ย่อมต้องการบุคลากรที่มีประสบการณ์สูงในการทำงาน เพราะต้องทำงานได้หลากหลายรูปแบบ และถนัดในการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ความหลากหลายของงานนี้ทำให้ง่ายต่อการคิดไปเอง ที่สำคัญก็คือ หากเขาคิดผิดก็สามารถแก้ไขปัญหาได้ ทำให้ต้องมีการแก้ไขกันบ่อยๆ เสียเวลาและทรัพยากรเป็นอย่างมาก

รุ่นพี่ผมที่เป็นผู้ประกอบการเคยบ่นให้ฟังว่า สั่งให้พนักงานทำงานอะไรมักจะได้แค่ตามสั่ง ไม่มีความต่อเนื่องหรือวิธีการรายงานผลที่อ่านง่าย เขาอยากให้พนักงานรายงานผลการทำงานสรุปเป็นประจำรายวัน รายเดือน รายสัปดาห์ เมื่อได้ฟังปัญหาก็บอกได้ว่า รุ่นพี่ผมคิดไปเองว่าลูกน้องจะเข้าใจในสิ่งที่สั่งงานลงไป พนักงานคงคิดว่าถ้าอยากได้ก็มาบอก ทำให้ เคยทำให้หลายครั้งก็ไม่เห็นจะดูอะไร ลืมทำไปบางครั้งก็ไม่เห็นจะว่าอะไร ก็คิดว่าไม่สำคัญไม่จำเป็นต้องทำอย่างสม่ำเสมอ ที่สำคัญแผนกอื่นก็ไม่ได้ทำเจ้าของก็ไม่ได้ว่าอะไร แต่เจ้าของเข้าใจว่าเมื่อสั่งแล้วก็ให้ทำตลอดไม่ต้องให้ตาม จะได้มีข้อมูลไว้ตัดสินใจได้ตลอดเวลา

การสั่งการที่ประชุมก็สำคัญ หากองค์กรที่ไม่มีระบบ แล้วสั่งงานในที่ประชุมหลายเรื่องจะหายไปกับสายลม เช่น “ขอให้สรุปผลการทำงานและปัญหาที่เกิดขึ้น” แต่ไม่มีรายละเอียดอื่นๆ ให้ พนักงานก็จะสับสนว่าต้องทำอย่างไร และด้วยความเกรงใจกันจึงไม่กล้าที่จะถาม สัปดาห์ต่อมาถามว่าผลเป็นอย่างไร ทุกคนก็ตอบได้ แต่ไม่มีเอกสารนะครับ ปัญหาก็เป็นปัญหาลอยๆ พูดปากเปล่า ไม่มีการเก็บรวมรวมข้อมูล เป็นเช่นนี้แล้วโรงงานเอาไปใช้ประโยชน์อะไรยาก และเมื่อประชุมคราวต่อไปลืมสอบถามแล้วกระบวนการเหล่านี้ก็จะหายไป

จากการสั่งการแบบ “คิดไปเอง” ว่าหัวหน้างานทราบ “หน้าที่” ของตนเอง และคิดได้ว่าจะทำอะไร ผลก็คือจะได้งานที่ไม่มีคุณค่าในการนำไปใช้ หากเรากำหนดวิธีการอย่างชัดเจน มีเอกสารตัวอย่างวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูล ประกอบกับมีเส้นทางการเดินของเอกสารอย่างชัดเจน ว่าต้องส่งให้ใคร ที่ไหน เมื่อไร และผลของการสั่งงานนั้นมีประโยชน์อย่างไรกับองค์กร ข้อมูลที่วิเคราะห์มามีผู้นำไปใช้ประโยชน์ได้จริง

เพื่อนเคยเล่าเรื่องให้ฟังว่าในการใช้บัตรเครดิต เคยสงสัยว่ามีใครตรวจเอกสารหรือไม่ ในการเซ็นต์ชื่อในสลิปจึงเซ็นต์ในรูปแบบต่างๆ กันไป บางสลิปแถมรูปวาดให้ด้วย ปรากฎว่าก็มีการตัดยอดเงินมาตลอด ไม่เคยมีสลิปใดที่ทางบัตรเครดิตต้องมาสอบถาม จึงสรุปให้ผมฟังว่า ไม่มีใครดูหรอก ฟังแล้วก็เห็นจริง เพราะเคยดูสมุดจดบันทึกการทำงานประจำวันของโรงงานแห่งหนึ่งในบางแผนกพบว่าเขียนได้หวัดมากๆ ลองสอบถามจากคนเขียนเองก็อ่านไม่ออก แสดงว่าทางพนักงานคงมีการทดสอบดูว่าสมุดบันทึกนั้นมีใครดูหรือไม่ เพราะหากไม่มีใครดูต่อไปก็ไม่ต้องทำหรือทำไปมั่วๆ ก็ไม่มีใครทราบ

การทดลองแบบนี้มีให้เห็นมากมายตามสถานประกอบการ หากมีการกำหนดรายละเอียดชัดเจน และมีการนำข้อมูลที่ได้มาแสดงผล ให้ทุกคนได้ทราบว่าข้อมูลที่ทำกันอยู่ทุกวันนั้นมีประโยชน์อยู่จริงกับองค์กร พนักงานทุกคนก็ยินดีและมีความภาคภูมิใจที่จะทำให้ การลองของต่างๆ ในเรื่องนี้ก็ลดน้อยลง

การรู้หน้าที่ ของตนเอง และของผู้อื่น จะทำให้เกิดความเข้าใจ ทั้งใจเขา และใจเรา การมีเวทีให้พูดจา สอบถาม วิเคราะห์ปัญหาร่วมกันอย่างสม่ำเสมอ จะทำให้การประสานงานระหว่างแผนกเกิดความราบรื่น ประกอบกับการนำเสนอผลงานให้ทุกคนทราบ สร้างความภาคภูมิใจที่เป็นส่วนหนึ่งในความสำเร็จขององค์กร จะทำให้เกิดการปลูกฝังวัฒนธรรมแห่งการเรียนรู้ให้องค์กร โซ่อุปทานของธุรกิจจึงจะสามารถต่อร้อยกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

You can leave a response, or trackback from your own site.

12 Responses to “ต้องรู้หน้าที่ โซ่อุปทานจึงราบรื่น”

  1. Trevor says:

    sloping@abell.trees” rel=”nofollow”>.…

    ñïñ!!…

  2. Rick says:

    profession@conscionable.roughish” rel=”nofollow”>.…

    áëàãîäàðñòâóþ!!…

  3. oscar says:

    rethink@metalsmiths.unproductive” rel=”nofollow”>.…

    ñýíêñ çà èíôó!…

  4. Edwin says:

    pinch@commissioned.destroyer” rel=”nofollow”>.…

    áëàãîäàðåí….

  5. Victor says:

    commutes@leclair.megalomania” rel=”nofollow”>.…

    áëàãîäàðåí!!…

  6. Marion says:

    selfishness@two.practitioner” rel=”nofollow”>.…

    tnx for info!…

  7. juan says:

    sledding@axiom.quarreled” rel=”nofollow”>.…

    ñïñ….

  8. Cory says:

    jr@medicinal.advocacy” rel=”nofollow”>.…

    thank you!…

  9. ต้องรู้หน้าที่ โซ่อุปทานจึงราบรื่น | Especially of Logistics Supply Chains a says:

    Buy Dedicated Proxies…

    I found a great……

  10. ต้องรู้หน้าที่ โซ่อุปทานจึงราบรื่น | Especially of Logistics Supply Chains a says:

    Shared Proxies…

    I found a great……

Leave a Reply