Organization Management Solutions

Need to know 2

Organization Management Solutions

เกาไม่ถูกที่คัน

สุวัฒน์ จรรยาพูน

อาจารย์สาขาวิชาการจัดการลอจิสติกส์และโซ่อุปทาน คณะบริหารธุรกิจ มหาวิทยาลัยศรีปทุม

นักศึกษาปริญญาเอก สาขาการจัดการโลจิสติกส์และวิศวกรรม มหาวิทยาลัยมหิดล

suwat.ja@spu.ac.th

การดำเนินธุรกิจประจำวันส่วนมากผู้บริหารมักจะทำหน้าที่แก้ปัญหาให้กับองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่ง “ปัญหาเฉพาะหน้า” ที่ไม่ได้คาดคิดมาก่อน จึงไม่มีแนวทางแก้ไขแบบที่เรียกว่า “แผนฉุกเฉิน” ออกมาใช้ จึงต้องใช้ประสบการณ์และภาวะผู้นำล้วนๆ ของฝ่ายบริหาร ซึ่งหากผู้นำคิดไม่รอบด้าน ก็จะประเมินสถานการณ์ผิด ส่งผลให้มีการตัดสินใจแก้ปัญหาที่ผิดเพี้ยนไป ผมขอเรียกว่า “เกาไม่ถูกที่คัน” เมื่อเวลาผ่านไปไม่นานปัญหานั้นก็จะเกิดขึ้นอีก ฝ่ายบริหารก็อาจให้ “ยาเดิม” หรืออาจจะให้ “ยาใหม่” ที่เป็น “ยาแรง” เพื่อรักษาปัญหานั้นๆ หลังจากนั้นอีกสักพักก็จะรู้สึกคันขึ้นมาใหม่

ด้วยความที่ปัญหาเฉพาะหน้ามีมากมายจนฝ่ายบริหารทำงานไม่ทัน การ “หาจุดที่คัน” จึงไม่มีเวลาทบทวนให้แน่ชัดประกอบ กับหลายๆ ปัญหา ต้องแก้ไขทันทีจนแทบไม่มีเวลาให้ไตร่ตรอง เพื่อนผมบอกว่า ปัญหาของกิจการเปรียบเหมือนกองไฟ หน้าที่ของ ฝ่ายบริหารก็คือการแบกถังดับเพลิงไปดับไฟตามจุดต่างๆ บางครั้งดับตั้งแต่แปดโมงเช้า จนถึงห้าโมงเย็น พรุ่งนี้ก็เริ่มใหม่ หลายครั้งก็ ต้องดับไฟกองเดิม ซ้ำซากทุกวันจนไม่มีเวลาในการพัฒนาองค์กร

บริษัทของรุ่นพี่ผมมักจะบ่นให้ฟังอยู่เสมอว่า “ลูกน้องปิดบัญชีไม่ทัน” ก็คิดว่าปัญหาอยู่ที่แผนกบัญชี จึงมุ่งมั่นแก้ไข กระบวน การทางบัญชีของกิจการ แนวทางแก้ไขก็มีตั้งแต่รับคนเพิ่ม เปลี่ยนคนทำงาน เพิ่มสเปคคอมพิวเตอร์ ซื้อโปรแกรมบัญชี ลดภาระงาน ให้รางวัล กำหนดโทษ และ ฯลฯ ก็ดูเหมือนว่าจะดีขึ้นแต่ก็เป็นๆ หาย ๆ

ผมก็เลยบอกรุ่นพี่ผมว่าปัญหาอาจจะไม่ใช่ที่ฝ่ายบัญชีเท่านั้น คล้ายๆ กับรุ่นพี่ผมเอามือจับหัว แล้วรู้สึกเจ็บ จึงมุ่งมั่นหายามา ทาที่หัว พอจับไหล่ก็เจ็บอีกก็มุ่งมั่นไปที่ไหล่ จับหัวเข่า จับเอว จับศอก เจ็บไปหมดทุกส่วน ก็มัวคิดไปว่าองค์กรเรามีปัญหาเยอะจริงๆ มีทั่วทุกจุดของบริษัท รื้อแผนกไหนก็เกิดปัญหาที่แผนกนั้น จนลืมมองไปว่าจริงๆ แล้วที่เจ็บคือ “มือที่จับ” เมื่อเอายาทาที่มือ แล้วพอไปจับที่ไหนก็เจ็บน้อยลง เพราะการปิดบัญชีรายเดือนหากผู้บริหารผ่อนปรนความ เข้มงวดนักบัญชีก็ทำได้เร็วขึ้น

การเกาไม่ถูกที่คัน หลายครั้งเป็นการเพิ่มความเข้มงวดจนทำให้องค์กรอึดอัด ส่งผลให้พนักงานส่วนมากไม่มีความสุขในการ ทำงาน ปัญหาที่พบเป็นประจำก็คือการบันทึกการเข้างาน จำได้ว่าสมัยผมเริ่มทำงานใหม่ๆ ในโรงงานที่ผมทำอยู่ ไม่ต้องบันทึกเวลา เข้างาน เพราะจบปริญญาตรีรับเงินเดือนอย่างเดียว ไม่มีค่าล่วงเวลา การบันทึกเวลาจึงไม่จำเป็น ถ้าวันไหนขาดงาน หรือมาสาย ก็รู้กัน ทั้งโรงงาน ความละอายใจที่มาเข้างานไม่ทันจึงเกิดขึ้น

ต่อมาได้เปลี่ยนที่ทำงานเป็นโรงงานที่ใกล้บ้านขึ้นมาหน่อย (หน่อยเดียวจริง ๆ) ได้รับค่าล่วงเวลา การเข้างานใช้การตอกบัตร ก็ไม่มีปัญหาการตอกบัตรแทนกัน ไม่เคยคิดที่จะทำ และพนักงานทั้งโรงงานก็ไม่มีใครทำกัน เรียกเพราะๆ ว่ามีความละอายต่อบาป แต่จริงๆ แล้วก็คือ พนักงานไม่สามารถจะทำได้ ด้วยเหตุผลของการทำงานแบบสายพาน มีตำแหน่งชัดเจน หากใคร “ขาด ลา มาสาย” ต้องแจ้งให้ทราบ เพื่อให้หัวหน้างาน หาคนมาทำงานแทนในช่วงเวลาที่ยังไม่เข้างาน โรงงานทั้งสองแห่งที่ผมทำ “ปัญหาการเข้างาน” จึงไม่ใช่เรื่องใหญ่

แต่หลายองค์กรไม่เป็นอย่างที่ผมประสบ ปัญหาการเข้างานมักเป็นเรื่องใหญ่ ยิ่งแก้ยิ่งยุ่งเหมือนลิงแก้แห เดิมเข้างานด้วยการ บันทึกลงสมุด หากใครลงชื่อหลังเส้นแดงก็แสดงว่ามาสาย วิธีการนี้ใช้ความซื่อสัตย์ของคนลงเวลาเป็นหลัก ผลก็คือหากวันไหนมี พนักงานเข้าใหม่ที่ไม่รู้ธรรมเนียมแล้วลงเวลาจริงขึ้นมา ก็จะเกิดมหกรรมการตามหาตัวกันเกิดขึ้น หลังจากนั้นการลงเวลาก็จะกลับมา เป็นธรรมเนียมปกติ เป็นการสอนพนักงานใหม่ให้เก็บความซื่อสัตย์ไว้ก่อนเป็นอย่างดี บางหน่วยงานก็ลดปัญหา ความไม่รู้ธรรมเนียม ของพนักงานใหม่ด้วยการให้ลงบันทึกเวลารวดเดียวสัปดาห์ละครั้ง หรือเดือนละครั้งเลยทีเดียว   แต่ถ้าหากหน่วยงานไหนเข้มงวด ก็จะกำหนดเวลาการขีดเส้นแดงแบบตรงไปตรงมา ซึ่งภาระก็จะไปตกอยู่กับผู้ทำหน้าที่ขีดเส้นแดง

การลงบันทึกเวลาในสมุดจะทำให้ไม่ทราบว่ามีบุคลากรเข้างานจริงหรือไม่ ด้วยความที่ลักษณะงานไม่ใช่งานที่ไหลอยู่บน สายพานการผลิต หัวหน้งจึงไม่ทราบว่าลูกน้องทำงานอยู่หรือไม่ เพื่อแก้ปัญหาการไม่บันทึกเวลาโดยตรง ก็มองหาวิธีการทดแทน มีตั้งแต่การตอกบัตรหรือรูดบัตร ก็จะเกิดปัญหาการตอกบัตร/รูดบัตรแทนกัน จึงเปลี่ยนเป็นการสแกนลายนิ้วมือ เพราะคาดว่า ไม่น่าจะฝากนิ้วมือกันได้

แต่ที่เคยได้ยินก็เห็นว่ามีการนำกระดาษทรายมาลูบลงที่เครื่องอ่านทำให้ไม่สามารถอ่านลายนิ้วมือได้ข่าวว่า แผนกดังกล่าวไม่มีงบซ่อมเครื่องอ่านลายมือ แต่ก็ไม่ได้ตามว่าจะกลับมาใช้แบบใดทดแทน นอกจากนี้จากที่เคยเห็นในหนัง การทำ ลายมือปลอมก็อยู่ในวิสัยที่ทำได้

การเปลี่ยนแปลงวิธีการบันทึกเวลาก็จะสร้างปัญหาเดิมรูปแบบใหม่ขึ้นมา นผู้บริหารหลงลืมไปว่าความมุ่งหมายที่แท้จริง คืออะไร เอาไปใช้ประโยชน์ในทางอื่น จนก่อรูปแบบของปัญหาใหม่ ๆ เพิ่มเติมขึ้นมา จำได้ว่าเมื่อทราบเวลาเข้างานที่ชัดเจนขึ้น บริษัทก็นำมาใช้ให้คุณให้โทษในการทำงาน เช่น ไม่ขึ้นเงินเดือน/ไม่ให้โบนัส กับพนักงานที่มาสายเกินจำนวนครั้งที่กำหนด เรียกได้ว่า เป็นการเกาไม่ถูกที่คัน เพราะภาระงานของพนักงานส่วนใหญ่ของกิจการนั้นไม่ขึ้นกับเวลาทำงานปกติ 8:00 – 17:00 น. ลักษณะงาน มีรูปแบบคล้ายโครงการ บางวันก็เข้างานเช้ามาก บางวันก็ต้องหอบงานกลับบ้านถึงเช้า การให้รางวัล/โทษกับการมาทำงานสาย จึงไม่เหมาะสม ส่งผลถึงขวัญและกำลังใจในการทำงาน และไม่สามารถรักษาทรัพยากรบุคลที่มีความสามารถไว้ได้นาน

การแก้ปัญหาเฉพาะหน้าโดยไม่คำนึงถึงภาพรวม ส่วนมากผู้บริหารจะติดกับดัก “อคติ” หรือ “ความเชื่อ” ในใจตนเอง เช่น มีความชอบ มีความไม่ชอบ มีความรัก มีความเกลียด มีความกลัว มีความไม่ไว้ใจ หากสลัดกับดักนี้ไม่หลุด “ความยุติธรรม” ก็ยากจะเกิดขึ้น การจะได้พลังของพนักงานเข้ามาช่วยในการพัฒนาองค์กรก็มีความเป็นไปได้ยากยิ่ง เช่น การลงโทษพนักงาน ที่มาทำงานสายในกรณีองค์กรด้านบน อยู่บนพื้นฐานความเชื่อที่ว่า คนที่มาสายบ่อยเป็นผู้เอาเปรียบบริษัท ไม่ทุ่มเทการทำงานให้กับ องค์กร ส่วนคนที่มาทำงานทันเวลาคือคนดีที่สมควรให้รางวัลและคำชมเชย ผลก็คือฝ่ายบริหารจะให้รางวัลกับบุคคลที่ใครๆ ในระดับ พนักงานด้วยกันรู้กันทั่ว (แต่ผู้บริหารไม่รู้) ว่า มาเข้างานแต่เช้า แล้วก็หายไปตลอดวันกลับมาอีกครั้งตอนเย็น ความศักดิ์สิทธิ์ของ กฎระเบียบนี้จึงหมดไป

ตัวอย่างแบบนี้พบเห็นได้ทั่วไปกับการใช้กฎระเบียบของบ้านเราอย่างเรื่อง “การจราจร” ที่เข้มงวดกับบางคน ผ่อนปรนกับบางฝ่าย รวมถึงเข้มงดในบางช่วงตามนโยบายของนายใหม่ นานๆ เข้าก็หย่อนยาน จนยากที่จะสร้างวินัยจราจร เพราะขาดความเชื่อถือในตัวผู้บังคับใช้กฎระเบียบ น่าจะจำมาตรการ 5 จอมได้ แต่ถ้าลืมก็มี จอมปาด จอมล้ำ จอมขวาง จอมย้อน และจอมปลอม ที่ตอนนี้เห็นจะเฉยๆ ไป หรือการรณรงค์การสวมหมวกนิรภัยที่ช่วงหนึ่งเข้มงวดมาก จนเพื่อนผมที่ใช้บริการ มอเตอร์ไซด์รับจ้างต้องซื้อหมวกส่วนตัว มาใช้เพราะทนกลิ่นหมวกที่ให้มาไม่ได้ ตอนนี้ก็เห็นเลิกพกแขวนโชว์ไว้ที่ห้องทำงานแทน

การมองภาพรวมให้ครบถ้วน จึงจำเป็นต้องได้รับการฝึกฝน เพื่อให้ผู้บริหารสามารถหลุดกับดัก “อคติ” ในใจตนเองลงได้ ที่สำคัญการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าทุกเรื่องจำเป็นต้องกลับมาทบทวนให้ถี่ถ้วน จำได้ว่าเคยอ่านบทสัมภาษณ์ในเฟสบุ๊ค (เฟลบุ๊คใครก็ จำไม่ได้แล้ว) เป็นเรื่องเกี่ยวกับอาจารย์เฉลิมชัย และมาตรการรับมือกับทัวร์จีนของวัดร่องขุ่น ในเบื้องต้นด้วยอารมณ์ ก็ประกาศ ไม่รับทัวร์จีนเข้าวัด แต่เมื่อเย็นลงก็ทบทวน และรับฟังความคิดเห็นรอบด้าน

พบว่าปัญหาทัวร์จีนมาจากทางวัดเองที่ไม่พร้อม เจ้าหน้า ที่วัดมีน้อย พูดภาษาจีนไม่ได้สักคน แล้วจะสื่อสารอย่างไรให้รู้เรื่องว่าต้องเข้าแถว ต้องรักษาความสะอาดในห้องน้ำ ทางวัดจึงลงทุน ด้านบุคลากรทั้งด้านจำนวน และการอบรมภาษาจีน ที่สำคัญคือการลงทุนนี้ทางวัดแทบไม่ได้ผลประโยชน์อะไรเลย เพราะไม่ได้เก็บ ค่าเข้าชม แต่ที่ได้คือส่วนรวมของ จังหวัดเชียงราย และของประเทศ นับว่าเป็นการก้าวข้ามตัวตน ทำเพื่อส่วนรวมโดยแท้จริง

การมองและคิดถึงภาพรวมทั้งระบบในโซ่อุปทาน เป็นแนวคิดที่ช่วยให้ก้าวข้ามผลประโยชน์ส่วนตัว ไม่มีวาระซ่อนเร้น ในการ ออกมาตรการแก้ปัญหา และการออกกฎระเบียบ ส่งผลให้แนวคิดดังกล่าวได้รับการยอมรับ และความเข้าใจโดยง่ายจากทุก ๆ ฝ่าย ทั้งฝ่าย ที่ได้รับผลประโยชน์และเสียผลประโยชน์ นอกจากนี้หากมีแนวคิดที่ดีการบังคับใช้ต้องเข้มงวดและยุติธรรม จึงจะได้รับใจ จากพนักงาน และช่วยสร้างให้องค์กรเกิดพลังในการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

******************************************************

You can leave a response, or trackback from your own site.

Leave a Reply